Häufige Fragen
Einstieg in die neue Version
Wie spielen wir die Updates ein?
Wie kann ich erstmalig in die neue Version einsteigen und wie lautet mein Benutzername und Passwort?
Der Einstieg in die aktualisierte FundInfo by Nova Find Version erfolgt über die neue Zugangs-URL im Format
https://fundinfo.novafind.eu/desk/fundinfo/web/Main.wxe?TenantID=F<Mandantenkennung>
Die Mandantenkennung für Ihre Organisation haben wir im Vorfeld der Produktaktualisierung übermittelt. Im Anmeldefenster von FundInfo by Nova Find ist der Einstieg analog zur alten FundInfo-Version mit Hilfe der Mandantenkennung und einer Benutzernamen / Passwort Kombination möglich, wobei die Mandantenkennung schon vorbefüllt ist und nicht geändert werden muss.
Wurde im Zuge der Produktaktualisierung eine Datenübernahme durchgeführt, verwenden Sie als Benutzername bitte jenen Benutzernamen, den Sie auch in der alten FundInfo Version verwendet haben. Wurde keine Datenübernahme durchgeführt, erhalten Sie den Benutzernamen von Ihrem Benutzeradministrator, der auch Ihren Account anlegt.
WICHTIG: Das in der alten FundInfo Version verwendete Passwort ist verschlüsselt gespeichert und kann im Zuge der Migration nicht nach FundInfo by Nova Find übernommen werden. Beim ersten Einstieg muss daher, so wie in diesem Schritt beschrieben, zwingend ein neues, initiales Passwort vergeben werden.
Das initiale Passwort für den ersten Einstieg können Sie sich in beiden Fällen selbst neu vergeben. Rufen Sie dazu auf der Anmelde-Maske die Passwort vergessen Funktionalität aus.
Es öffnet sich die Maske "Passwort zurücksetzen". Geben Sie den bekannten Benutzernamen ein und wählen Sie "Passwort zurücksetzen" aus:
Sie erhalten eine E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse, die aus der alten FundInfo-Version übernommen wurde:
Mit einem Mausklick auf den Link öffnet sich die Maske Passwort zurücksetzen. Um das Passwort zu vergeben, geben Sie zunächst den bekannten Benutzernamen und danach das neue Passwort zweimal nacheinander ein. Abschließend wählen Sie "Passwort zurücksetzen" aus.
Nun steht Ihrer Anmeldung in FundInfo by Nova Find nichts mehr im Wege.
Datenübernahme im Zuge der Produktaktualisierung
Welche Daten werden übernommen? Sind alle meine Fund- und Verlustmeldungen auch in FundInfo by Nova Find vorhanden?
Ja, es wurden alle Fund- und Verlustmeldungen übernommen, auch solche, die in FundInfo bereits archiviert wurden. Lediglich Meldungen, die in der alten Version als gelöscht gekennzeichnet waren, wurden nicht übernommen. Die Daten wurden soweit möglich strukturiert in die Eigenschaften der Meldungen in FundInfo by Nova Find übernommen. Damit kann auch mit übernommenen Meldungen wie gewohnt in FundInfo by Nova Find weitergearbeitet werden. Einige Informationen, insbesondere Informationen, die nicht in strukturierter Form gespeichert waren, wurden ebenfalls übernommen und sind im Reiter „Migration“ abrufbar.
FundInfo by Nova Find bietet eine automatische Datenlöschung an, über die die Bewegungsdaten (Fundmeldungen, Verlustmeldungen) automatisch nach verschiedenen Kriterien nach einstellbaren Fristen aus dem System gelöscht werden. Diese Löschung erfolgt nach Eintreten der Frist automatisch. Bei Datenschutzanfragen können speziell berechtigte Datenschutzbeauftragte in Ihrem Mandanten personenbezogene Daten auch vor einer Löschung schwärzen.
Die Fristen für die Datenlöschung sind mandantenspezifisch konfigurierbar und können von Ihnen festgelegt werden. So könnte z.B. konfiguriert werden, dass abgeschlossene Fundmeldungen nach 3 Jahren gelöscht werden.
Wie finde ich in FundInfo by Nova Find am besten eine Fundmeldung, die in FundInfo erfasst wurde? Die Fundnummer aus FundInfo ist bekannt!
Ist die Fundnummer aus FundInfo bekannt, zum Beispiel aufgrund der Beschriftung am Fundetikett, so kann diese Nummer direkt in die Schnellsuche von FundInfo by Nova Find eingegeben werden:
Wie finde ich in FundInfo by Nova Find am besten eine Fundmeldung, die in FundInfo erfasst wurde? Kann ich auch nach den Infos suchen, die zum Fund in FundInfo erfasst wurden?
Ja, die Beschreibungen der Meldungen aus FundInfo werden auch nach FundInfo by Nova Find übernommen. Damit finden Sie die übernommenen Meldungen aus FundInfo natürlich auch ohne dass die FundNummer bekannt ist.
Am Besten verwenden Sie dazu die Stichwortsuche von FundInfo by Nova Find, diese finden Sie für Fundmeldungen im Menü unter "Suchen - Fundmeldungen". Beispiel:
Diese Fundmeldung können Sie beispielsweise finden, indem Sie nach folgenden Suchbegriffen suchen:
Im Suchergebnis als auch in der übernommenen Meldung in FundInfo by Nova Find sind die Informationen aus FundInfo vollständig verfügbar:
Ich habe Daten eines Gegenstands in einer aus FundInfo übernommenen Fundmeldung geändert und muss nun vor dem Speichern Daten ergänzen, warum?
FundInfo by Nova Find verwendet für die Klassifizierung von Meldungen und Gegenständen ein mehrstufiges System aus Kategorien, Unterkategorien und abhängigen Merkmalen. Mit dieser strukturierten Abbildung ist eine sehr gute Quote im Trefferabgleich erzielbar. FundInfo by Nova Find bietet dabei im Vergleich zur alten FundInfo Lösung einen wesentlich größeren, zentral gepflegten Katalog zur Klassifizierung, der auch laufend weiterentwickelt wird.
Da die Informationen in der alten FundInfo Version oft nur textuell bzw. nicht in einem zentralen Merkmalskatalog gespeichert waren, erfolgt die Datenübernahme der Beschreibung zwar vollständig, allerdings nur in Textform.
Der Trefferabgleich von FundInfo by Nova Find unterstützt auch diese Möglichkeit, sodass die übernommenen Meldungen natürlich auch im Matching berücksichtigt werden. Soll allerdings ein Gegenstand in FundInfo by Nova Find nachträglich verändert werden, so müssen einmalig für diesen geänderten Gegenstand allfällige Pflichtmerkmale vor dem Speichern vervollständigt werden. Dies kann auf Basis der übernommenen Beschreibung erfolgen. Das System weist sie beim Speichern auf diesen Umstand hin.
Werden übernommene Meldungen ebenfalls bei der automatischen Datenlöschung von FundInfo by Nova Find berücksichtigt?
Ja, im Zuge der Datenübernahme werden auch die entsprechenden, für die Fristen relevanten Eigenschaften wie das Funddatum übernommen. Abhängig von den konfigurierten Aufbewahrungsfristen im Mandanten werden nach Ablauf der Fristen und abhängig vom Status der Meldungen, die Meldungen automatisch gelöscht. Das erfolgt sowohl für die in FundInfo by Nova Find erfassten Meldungen, als auch für die aus der alten Version übernommenen Meldungen.
Abhängig von der Konfiguration der Aufbewahrungsfristen kann es daher sein, dass aus FundInfo übernommene Meldungen recht rasch nach der Datenübernahme wieder gelöscht werden, insbesondere wenn eine Datenlöschung in FundInfo nicht oder schon länger zurückliegend durchgeführt wurde.
Welche Daten werden übernommen? Sind alle Benutzer in FundInfo by Nova Find vorhanden?
Ja, im Zuge der Datenübernahme werden alle Benutzer aus FundInfo nach FundInfo by Nova Find übernommen. Der Benutzername ändert sich im Zuge der Datenübernahme nicht, die Arbeit in FundInfo by Nova Find erfolgt also mit dem gleichen Account-Namen. Lediglich das Passwort muss nach der Aktualisierung initial neu gesetzt werden, siehe dazu auch "Wie kann ich erstmalig in die neue Version einsteigen und wie lautet mein Benutzername und Passwort?". Im Zuge der Übernahme wird auch die E-Mail Adresse aus FundInfo übernommen, die für den Ersteinstieg in FundInfo by Nova Find benötigt wird.
Die Benutzer erhalten dabei auch Berechtigungen entsprechend der Einstellungen in FundInfo, siehe dazu auch "Welche Berechtigungen haben die Benutzer in FundInfo by Nova Find? Wird auf die Berechtigungen in FundInfo Rücksicht genommen?"
Werden auch Kataloge aus FundInfo nach FundInfo by Nova Find übernommen?
Nein, es werden im Zuge der Aktualisierung Bewegungsdaten (also Meldungen u.ä.) übernommen sowie ergänzend die Objekte der Aufbauorganisation (Benutzer, Gruppen, Berechtigungen). Weitere Stammdaten/Konfigurationen werden nicht mit übernommen, weil in FundInfo by Nova Find die Einstellungsmöglichkeiten der Fachadministration anders sind als in FundInfo. Jeder Mandant startet aber mit einem sinnvollen Grundsetup. Ein Fachadministratior kann nach der Aktualisierung diese Einstellungen anpassen oder erweitern.
Ergänzender Hinweis: Sollten Sie in Ihrem Fundbüro eine große Liste an Weiterleitungsempfängern in der Stammdaten-Administration von FundInfo gepflegt haben, melden Sie sich bitte im Vorfeld der Umstellung bei RUBICON. Auf Wunsch kann dieser Katalog im Zuge der Aktualisierung in die neue Version übernommen werden.
Werden die Verwaltungsgebühren automatisch gelöscht, wenn eine Fundsache (nach Ablauf von 6 Monaten) nicht vom Eigentümer, sondern vom Finder abgeholt wird oder der Gegenstand gespendet / vernichtet wird?
Die Verwaltungsgebühr wird in FundInfo by Nova Find erst im Zuge der Aushändigung (an Finder oder Verlierer) definiert. Bei einer Aushändigung an den Finder wird hier einfach keine Verwaltungsgebühr angegeben, daher muss diese auch nicht gelöscht werden. Ebenso wird keine Verwaltungsgebühr erfasst, wenn der Gegenstand verwertet oder vernichtet wird, weil keine Aushändigung stattgefunden hat.
Welche Berechtigungen haben die Benutzer in FundInfo by Nova Find? Wird auf die Berechtigungen in FundInfo Rücksicht genommen?
Ja, im Zuge der Datenübernahme der Benutzer werden auch die Berechtigungen aus FundInfo berücksichtigt. FundInfo by Nova Find bietet ein wesentlich feingranulareres Berechtigungskonzept mit mehr Möglichkeiten zur Steuerung, welcher Benutzer auf welche Meldungen zugreifen darf und welcher Funktionsumfang der Fundbüro-Lösung genutzt werden kann. Im Zuge der Datenübernahme wird abhängig von den Berechtigungen in FundInfo ein Standard-Set an Rollen in FundInfo by Nova Find vergeben. Die Rollen und Berechtigungen können durch einen Benutzeradministrator kundenseitig jederzeit angepasst werden. Folgendes Rollenmapping wird im Zuge der Datenübernahme berücksichtigt:
| Berechtigung FundInfo | Berechtigung FundInfo by Nova Find |
| Sachbearbeiter | in einer Gruppe "ZFB" mit der Struktureinheit "Zentrales Fundbüro"
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| Administratoren | in einer Gruppe "ZFB" mit der Struktureinheit "Zentrales Fundbüro"
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| Sachbearbeiter zusätzlich ist "Nur Lesen" gesetzt | in einer Gruppe "Lesender Zugriff" mit Struktureinheit Kundenservice
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| Administratoren zusätzlich ist "Nur Lesen" gesetzt | in einer Gruppe "Lesender Zugriff" mit Struktureinheit Kundenservice:
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| "Kein Zugriff auf personenbezogene Daten" ist gesetzt | es werden standardmäßig keine Rollen vergeben, die Berechtigungsvergabe muss gemäß dem Aufgabengebiet des Benutzer im Fundbüro durch den Benutzeradministrator erfolgen. |
Administration in FundInfo alt
Stammdatenpflege
Vor der Aktualisierung auf FundInfo by Nova Find empfiehlt sich eine Bereinigung der Stammdaten, insbesondere der Benutzerinformationen in FundInfo vorzunehmen. Einerseits sollten fehlende Daten ergänzt werden, speziell die E-Mail Adresse, aber auch geprüft werden, ob alle Benutzer und deren Rechte noch aktuell sind.
Legen Sie einen neuen Benutzer an oder ändern Sie vorhandene Benutzer, indem Sie unter Stammdaten / Benutzer die Schaltfläche Neu betätigen und die Benutzer-Maske ausfüllen, bzw. indem Sie einen Eintrag der Benutzer-Liste öffnen und bearbeiten. In beiden Fällen sind folgende Eingabefelder der Maske auszufüllen oder zu ändern:
- der Benutzer (Pflichtfeld: der Loginname zu Anmeldung in Fundinfo)
- das Kennwort (Pflichtfeld: mindestens 8-stellig, zwei Stellen müssen Ziffern oder Sonderzeichen sein)
- der Name des Benutzers (Pflichtfeld)
- die Gruppe des Benutzers (Pflichtfeld): Administrator, Sachbearbeiter oder Call-Center-User)
- eine Bemerkung (Kannfeld; zur Eingabe von Bemerkungen oder Notizen zu diesem Benutzer, z.B. „Auszubildender“ o.ä.)
- Telefon, Fax und E-Mail des Benutzers (Kannfeld; dennoch wenn möglich IMMER EINGEBEN, weil diese Daten in den Anschreiben genutzt werden können)
- das Kennzeichen Inaktiv (sofern der Benutzer deaktiviert werden soll)
- das Kennzeichen für nur Lesen (um einem Benutzer nur Leserechte zu geben).
- das Kennzeichen kein Zugriff auf personenbezogene Daten (z.B. für Benutzer eines externen Call-Centers)
Dokumente
Wie können die Vorlagen für die Verständigungen konfiguriert werden?
FundInfo by Nova Find bringt bereits ein Standard-Set an Vorlagen mit, die zu bestimmten Prozessschritten erstellt und je nach Schritt automatisiert oder manuell ausgelöst und versendet werden. Die Hinterlegung von Verständigungsvorlagen durch das Fundbüro ist daher nicht erforderlich.
Die Vorlagen sind mehrsprachig bereitgestellt, je nach gewünschter Kommunikationssprache des Kunden wird die Verständigung bzw. das Dokument automatisch in der richtigen Sprache erzeugt. Aktuell unterstützt werden die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Eine Unterstützung weiterer Sprachen ist geplant.
In die Vorlagen werden dabei automatisiert die relevanten Informationen für den Empfänger eingebracht, wie beispielsweise Kontaktdaten oder Öffnungszeiten, sodass eine manuelle Erstellung/Ergänzung durch den Sachbearbeiter nicht notwendig ist.
Die erstellten Dokumente und Verständigungen werden in den Meldungen dokumentiert und abgelegt, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welcher Empfänger zu welchem Zeitpunkt welches Dokument erhalten hat.
Können die von FundInfo by Nova Find bereit gestellten Vorlagen angepasst werden, zum Beispiel das Gemeindelogo angedruckt werden?
Ja, ein Fachadministrator kann das Aussehen der bereitgestellten Standard-Vorlagen steuern. So kann ein Logo hochgeladen werden, dass in die Dokumente eingemischt wird bzw. eine eigene Grußformel definiert werden oder auch die Position des Adressblocks festgelegt werden.
Wie können die Dokumente in FundInfo by Nova Find erstellt werden?
Je nach Prozess-Schritt und Art des Prozesses werden Verständigungen in FundInfo by Nova Find entweder vollautomatisch, dh. ohne Zutun eines Sachbearbeiters, erstellt und versendet, oder situationsabhängig ausgelöst durch einen Sachbearbeiter erstellt.
Folgende Verständigungen werden in Abhängigkeit von den konfigurierten Fristen vollautomatisch vom System erstellt:
- Bestätigung Verlustmeldung – Informiert den Verlierer, dass das Fundbüro die Verlustmeldung erhalten hat
- Erste Verständigung Verlierer – Informiert den Verlierer über die Tatsache, dass sein verlorener Gegenstand noch nicht gefunden wurde
- Zweite Verständigung Verlierer – Informiert den Verlierer über die Tatsache das sein verlorener Gegenstand immer noch nicht gefunden wurde
- Ausgleich – Informiert den Verlierer über die Tatsache, dass sein Gegenstand gefunden wurde und wie der Verlierer zu seinem Gegenstand kommt
- Abholung – Informiert den Verlierer über die Tatsache, dass sein Gegenstand abholbereit ist
- Erinnerung Abholung – Erinnert den Verlierer über die Tatsache das sein Gegenstand gefunden wurde und dieser bis zu einem bestimmten Datum abgeholt werden kann
- Herausgabe Fund – Informiert den Finder, dass sein abgegebener Fundgegenstand an den Eigentümer übermittelt wurde und der Finder das Fundbüro kontaktieren muss, um den Finderlohnanspruch geltend zu machen
- Beginn Anwartschaft – Informiert den Finder über das Ende der Anspruchsfrist des Eigentümers und den Beginn seiner Eigentümerschaft
- Partnerfirma – Informiert eine Partnerfirma über die Tatsache, dass ein Gegenstand gefunden wurde, dessen Besitzer von der Partnerfirma identifiziert werden könnte
Zusätzlich können folgende Dokumente bei Bedarf, z.B. wenn ein Kunde einen Fund am Schalter abholt, direkt auf der Meldung durch den Sachbearbeiter erstellt werden:
- Fundanhänger- Kann ausgedruckt und an den Gegenstand angebracht werden, bevor er ins Lager gebracht wird
- Fundabgabebestätigung – Bestätigung des gestellten Anspruchs für das Fundbüro. Kann erzeugt werden, wenn der Finder zum Fundbüro kommt, um die Ansprüche festzuhalten und vom Finder unterschrieben zu werden
- Information an Polizei – Enthält die notwendigen Daten zu einem Fund um diesen der Polizei kenntlich zu machen
- Bestätigung Verlustmeldung – Der Verlierer kann sich im Fundbüro eine Bestätigung für seine Verlustmeldung drucken lassen
- Bescheinigung über Erwerb – Das Dokument ist ein Beleg für den Käufer, um den ordnungsgemäßen Erwerb eines Fundgegenstandes zu bescheinigen
- Übernahmebestätigung Finder – Bestätigung, dass der Finder den gefundenen Gegenstand vom Fundbüro übernommen hat
- Übernahmebestätigung Bevollmächtigter des Finders – Bestätigung, dass der Bevollmächtigte des Finders den gefundenen Gegenstand vom Fundbüro übernommen hat
- Übernahmebestätigung Sofortbezug – Bestätigung, dass der Verlierer den verlorenen Gegenstand vom Fundbüro übernommen hat
- Übernahmebestätigung Verlierer – Bestätigung, dass der Verlierer den verlorenen Gegenstand vom Fundbüro übernommen hat
- Übernahmebestätigung Bevollmächtiger des Verlierers – Bestätigung, dass der Bevollmächtigte des Verlierers den verlorenen Gegenstand vom Fundbüro übernommen hat
- Übernahmebestätigung Direktaushändigung – Bestätigung, dass der Verlierer den verlorenen Gegenstand vom Fundbüro übernommen hat, ohne dass eine Verlustmeldung erstellt wurde
- Begleitschreiben Weiterleitung an Dritte – Das Dokument kann an einen Weiterleitungsempfänger versendet werden, damit dieser sich um die Weiterbearbeitung kümmern kann
- Begleitschreiben Weiterleitung an Polizei – Das Dokument kann an einen Weiterleitungsempfänger, in dem Fall die Polizei, versendet werden, damit dieser sich um die Weiterbearbeitung kümmern kann
- Begleitschreiben Weiterleitung an Tierheim – Das Dokument kann an einen Weiterleitungsempfänger, in dem Fall das Tierheim, versendet werden, damit dieser sich um die Weiterbearbeitung kümmern kann
Für den Versand der Verständigungen werden standardmäßig die Ausgangskanäle E-Mail und Brief unterstützt. Automatisch erstellte Brief-Verständigungen werden in einem Sammel-PDF vom System automatisch einmal täglich zusammengestellt und können durch einen Sachbearbeiter gesammelt ausgedruckt werden, E-Mail Verständigungen werden vom System vollautomatisiert versendet.
Verwendung von Barcodes
Sollten Sie in Ihrem Fundbüro Barcodes und Barcode-Scanner einsetzen, sind folgende Infos für Sie relevant.
Unterstützt das System die Arbeit mit Barcodes, zum Beispiel das Umlagern von Gegenständen in einen anderen Lagerort?
Ja, sowohl auf den Fundetiketten als auch auf den Fundanhängern können zur Kennzeichnung der Meldungen Barcodes verwendet werden. Für Umlagerungsoperationen können zudem auch Lagerorten Barcodes vergeben werden, damit auch die Eingabe des Lagerortes direkt mit einem Barcode-Scanner erfolgen kann. FundInfo by Nova Find unterstützt Barcode-Scanner, die Tastatureingaben simulieren und Barcodes mit Code128-Format.
Barcodes können entweder aus vorgedruckten Barcode-Rollen verwendet, oder auch auf Zweckform-Etiketten direkt aus FundInfo by Nova Find, erstellt werden.
Auf Wunsch kann RUBICON auch vorgedruckte Fundanhänger, SafeBags oder Barcode-Sticker für Ihr Fundbüro bereitstellen (kostenpflichtig). Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne!
Wo kann ich Barcodes zu den Lagerorten drucken?
Sie können Barcodes von Lagerorten drucken, damit Sie Fundsachen einfach per Scan einem Lagerort zuweisen können. Dazu gehen Sie zum Menüpunkt Lager − Lagerorte verwalten. Hier wählen Sie einen Standort, markieren dann den gewünschten Lagerort und klicken links bei den Listenoptionen auf Barcode drucken.
Gibt es eine Möglichkeit Barcode-Etiketten für Fundgegenstände aus der Anwendung heraus zu erstellen?
Damit Fundgegenstände eingelagert und schnell wieder auffindbar sind, können diese mit einem eindeutigen Barcode versehen werden. In Nova Find können Sie direkt aus dem System eindeutige Barcodes für Ihre Fundgegenstände generieren und auf Zweckform Etiketten-Papier ausdrucken. Hierzu gehen Sie im Hauptmenü auf Lager − Fundetiketten. Es öffnet sich eine Eingabemaske in der Sie die Anzahl der zu erstellenden Barcodes eintragen. Über die Schaltfläche Fundetiketten erzeugen öffnet sich ein PDF-Dokument in einem neuen Browser Fenster im Format Avery Zweckform 3657. Beim Druck ist darauf zu achten, dass der Größenmaßstab in den Druckereinstellungen 100% beträgt.