Produktaktualisierung - Beschreibung der Vorgehensweise

1. Voraussetzungen und Vorinformationen

Voraussetzung für die Produktaktualisierung ist die Retournierung des unterzeichneten EVB-IT Dienstvertrags bzw der Beauftragung zur Datenübernahme in dem im Begleitschreiben definierten Zeitrahmen. Zwei Wochen vor dem geplanten Termin zur Durchführung der Produktaktualisierung erhalten Sie die notwendigen Informationen für den Zugang zu Ihrem FundInfo by Nova Find Mandanten. Die entsprechenden Zugangsinformationen (Zugangs-URL, Benutzernamen, …) benötigen Sie, um nach erfolgter Produktaktualisierung FundInfo zu nutzen. Die Informationen werden per E-Mail an den technischen Ansprechpartner übermittelt. Es liegt in der Verantwortung dieses Ansprechpartners die Zugangsinformationen an alle Benutzer der FundInfo-Lösung bzw. Fundbüro-Arbeitsplätze zu verteilen.

Von Ihnen benötigen wir dazu Folgendes:

  • Bitte übermitteln Sie uns zeitgleich mit den unterzeichneten Verträgen die Kontaktdaten eines technischen Ansprechpartners per Mail an fundinfo@rubicon.eu
  • Für die Produktaktualisierung ist es wichtig, dass Sie in Ihrer alten FundInfo-Lösung die E-Mail Adressen aller Benutzer einpflegen. So können wir sicherstellen, dass Sie sich nach der Aktualisierung wieder anmelden können. Gerne kann sich der technische Ansprechpartner diesbezüglich bei uns melden.

Weiters erhalten Sie die mandantenspezifische URL der Applikation für die öffentliche Verlusterfassung zugesendet, die auf Ihrer eigenen Webseite eingebunden oder verlinkt werden kann und nach erfolgter Produktaktualisierung nutzbar ist.

2. Ablauf

Der zeitliche Ablauf der Produktaktualisierung auf FundInfo by Nova Find zum geplanten Termin sieht wie folgt aus:

  1. Die alte FundInfo-Lösung kann an jenem Werktag, der dem kommunizierten Umstellungszeitpunkt unmittelbar vorausgeht, bis 16:00 Uhr uneingeschränkt genutzt werden. Typischerweise erfolgt die Produktaktualisierung an einem Montag, somit kann in so einem Fall FundInfo bis zum vorhergehenden Freitag 16:00 Uhr genutzt werden.
  2. Danach wird der Zugang zu FundInfo deaktiviert und ab diesem Zeitpunkt ist kein Zugriff durch die Fundbüro-Mitarbeiter in FundInfo mehr möglich.
  3. Am geplanten Aktualisierungstermin steht das FundInfo-Service ganztägig nicht zur Verfügung, da an diesem Tag die technischen Arbeiten zur Aktualisierung des Mandanten durchgeführt werden.
  4. Wurde von Ihnen eine Datenübernahme gewünscht und beauftragt, erfolgt am Tag der Produktaktualisierung auch die technische Migration der Daten aus der bestehenden FundInfo Version nach FundInfo by Nova Find. Es wird dabei der Datenbestand der Bewegungsdaten (Fundmeldungen, Verlustmeldungen) bis zum Zeitpunkt der Deaktivierung des Zugangs in der alten Version, dh. bis zum vorhergehenden Arbeitstag 16:00 Uhr, übernommen.Bei den Stammdaten (Benutzer/Berechtigungen, Adressinformationen, etc.) wird der Stand von 6 Arbeitstagen vor dem Umstellungszeitpunkt übernommen. Änderungen an Stammdaten, die in FundInfo danach vorgenommen werden, müssen in FundInfo by Nova Find manuell nachgetragen werden.

    Folgende Daten werden im Falle der optional möglichen Datenübernahme nach FundInfo by Nova Find übernommen:

  • Benutzer und Berechtigungen
  • Standort & Lagerorte, sowie ergänzend soweit vorhanden deren Stammdaten
  • Stammdaten (Adressinformationen) des Mandanten, soweit vorhanden
  • Fundmeldungen
    • Aktive und abgeschlossene Fundmeldungen
    • Fundgegenstände zu den Fundmeldungen
    • Finderdaten und Finderkontakt
  • Verlustmeldungen
    • Verlustgegenstände zu den Verlustmeldungen
    • Verliererkontakt
  1. Nach Abschluss der Produktaktualisierung informieren wir den technischen Ansprechpartner per E-Mail über den Abschluss der Aktualisierungsarbeiten.
  2. Ab diesem Zeitpunkt kann die aktualisierte Version FundInfo by Nova Find mit den vorab übermittelten Zugangsdaten produktiv genutzt werden. Ab diesem Zeitpunkt steht auch die Anwendung für die öffentliche Verlusterfassung für den Mandanten zur Verfügung.

3. Einstellungen nach der Aktualisierung

Um die Möglichkeiten und Funktionalitäten von FundInfo by Nova Find vollständig nutzen zu können, sind nach der Produktaktualisierung durch Ihren Fachadministrator noch einige Einstellungen zu treffen. Zumindest folgende Konfigurationen sind empfehlenswert:

  • Vergabe eines initialen Passworts für die Benutzeraccounts in FundInfo by Nova Find, dies kann auch durch die Anwender selbst erfolgen
  • Hochladen und Konfiguration der Positionierung eines Logos, das in den automatischen Verständigungen von FundInfo by Nova Find verwendet werden soll, sowie bei Bedarf Anpassung der Grußformel für die Verständigungen.
  • Kontrolle und ggf. mandantenspezifische Anpassung der vordefinierten Fristen
  • Kontrolle und ggf. mandantenspezifische Anpassung der vordefinierten Datenschutzeinstellungen
  • Kontrolle und ggf. Anpassung/Ergänzung der Stammdaten (Texte, Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Adressen, etc.)

Eine Konfigurationsanleitung mit detaillierten Informationen für die Einstellungen, die im Zuge der Produktaktualisierung relevant sind, bekommen Sie im Vorfeld der Produktaktualisierung bereitgestellt. In der Anleitung werden zusätzlich auch die Konfigurationsmöglichkeiten jener Funktionalitäten beschrieben, die im Vergleich zur alten FundInfo Version neu zur Verfügung stehen (z.B. erweitertes Berechtigungssystem, Standorte etc.).

Hinweis: Sollten Sie sich gegen eine Datenübernahme aus dem Altsystem entscheiden, wird Ihnen ein „leerer“ Mandant ohne übernommene Fund- und Verlustmeldungen zur Verfügung gestellt. Der Mandant verfügt in diesem Fall über eine Basiskonfiguration, bestehend aus einem vordefinierten Standort „Zentrales Fundbüro“, einem vordefinierten Lagerort „Eingang“ und einem Fachadministrator-Account auf Basis der Kontaktdaten des technischen Ansprechpartners. Ergänzend zu den oben angeführten Konfigurationsschritten muss vor der produktiven Nutzung des Mandanten in FundInfo by Nova Find Ihr Fachadministrator allfällige ergänzende Konfigurationen der Stammdaten und Aufbauorganisation vornehmen, insbesondere die Anlage der Benutzer-Accounts der Fundbüro-Mitarbeiter und die Konfiguration/Anpassung weiterer Standorte und Lagerorte.