Nach der Aktualisierung – mit Datenübernahme

Schritte nach der Aktualisierung – mit Datenübernahme

Sobald die Produktaktualisierung am vereinbarten Termin durchgeführt wurde, erhält der technische Ansprechpartner von uns per E-Mail die Information über die Verfügbarkeit des aktualisierten Mandanten in FundInfo by Nova Find.

Nachdem in der alten FundInfo-Version benötigte Informationen teilweise nicht oder nicht in strukturierter Form zur Verfügung standen und FundInfo by Nova Find auch einen erweiterten Funktionsumfang bietet, sind nach der Produktaktualisierung zunächst einige Konfigurationen durch einen Administrator des Kunden in der aktualisierten FundInfo by Nova Find Umgebung zu prüfen und im Bedarfsfall zu ergänzen. Auch können Standardwerte aus FundInfo by Nova Find an die kundenspezifischen Bedürfnisse und Richtlinien angepasst werden.

In dieser Anleitung werden die notwendigen Schritte nach der Produktaktualisierung beschrieben.

Handbücher

Weiterführende Informationen zu den nachfolgenden Punkten finden Sie auch in unseren Handbüchern:

  • Das Benutzerhandbuch befindet sich in FundInfo by Nova Find im Menüpunkt Hilfe beim Eintrag Hilfe und beschreibt ausführlich die Bedienung von Nova Find.
  • Das Administratorhandbuch beschreibt die Fachadministration von FundInfo by Nova Find ausführlich. Sie können es hier öffnen oder herunterladen:
Nova Find Administratorhandbuch

Einstieg in FundInfo by Nova Find

Der Einstieg in die aktualisierte FundInfo by Nova Find Version erfolgt über die neue Zugangs-URL im Format

https://fundinfo.novafind.eu/desk/fundinfo/web/Main.wxe?TenantID=F

die Sie von uns als Vorbereitung der Produktaktualisierung erhalten haben und auf den Arbeitsplätzen im Fundbüro verteilt worden ist (siehe Checkliste für die Vorbereitung mit Datenübernahme).

Im Anmeldefenster von FundInfo by Nova Find ist der Einstieg analog zur alten FundInfo-Version mit Hilfe der Mandantenkennung und einer Benutzernamen / Passwort Kombination möglich.

Die Mandantenkennung, die Sie von uns im Vorfeld der Aktualisierung erhalten haben, ist in der Anmeldemaske schon vorbefüllt und muss nicht geändert werden (Abb.1).

Als Benutzername wird jener Benutzername verwendet, der auch zuvor in der alten FundInfo-Version verwendet wurde. Das verschlüsselt gespeicherte Passwort aus der alten FundInfo-Version kann jedoch nicht übernommen werden. Es muss einmalig beim Ersteinstieg in FundInfo by Nova Find neu gesetzt werden.

Rufen Sie dazu auf der Anmeldemaske die Passwort vergessen Funktionalität auf, geben Sie den bekannten Benutzernamen ein und wählen Sie „Passwort zurücksetzen“ aus (Abb. 2).

Sie erhalten dann eine E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse, die aus der alten FundInfo Version übernommen wurde. Über den Link in der E-Mail kann anschließend das Passwort für FundInfo by Nova Find vergeben werden.

Auf diese Weise kann jeder bestehende FundInfo-Benutzer selbstständig den Ersteinstieg in FundInfo by Nova Find nach der Produktaktualisierung durchführen, ohne dass ein Administrator die Benutzer anlegen oder Passwörter vergeben/verteilen muss.

Hinweis: Sollte keine E-Mail Adresse beim Benutzer in FundInfo hinterlegt worden sein und somit die Vergabe des Initialpassworts auf dem beschriebenen Weg bei einem Benutzer nicht funktionieren, kann der kundenseitige Benutzeradministrator natürlich auch nach der Produktaktualisierung über die FundInfo by Nova Find Administration die E-Mail Adresse des Benutzers noch ergänzen bzw. bei Bedarf auch direkt ein neues Passwort über die Administration vergeben.

Optional: Kontrolle von Benutzern, Rollen und Rechten

Alle Benutzer, die in FundInfo konfiguriert waren, werden im Zuge der Produktaktualisierung auch nach FundInfo by Nova Find übernommen. Weiters werden die Berechtigungen, die in FundInfo vergeben waren, auf das Berechtigungskonzept von FundInfo by Nova Find gemappt, sodass die Benutzer nach der Produktaktualisierung einen analogen Funktions- und Berechtigungsumfang nutzen können.

FundInfo by Nova Find bietet im Vergleich zur alten Version allerdings ein wesentlich feingranulareres Berechtigungskonzept. Es ist nun möglich, Benutzern auch einzelne Funktionalitäten/Rechte zu vergeben bzw. einzelne Funktionsbereiche für Benutzer zur deaktiviert, wie z.B. Bildveröffentlichung. Die verfügbaren Rollen und Rechte sind im Administratorhandbuch beschrieben. Die Anpassung der übernommenen Standardberechtigungen der Benutzer kann jederzeit durch einen Benutzeradministrator in der Administration für die Arbeit mit FundInfo by Nova Find angepasst werden.

Weitere Informationen zu den typischen Rollen eines Fundbüro-Mitarbeiters sowie detaillierte Beschreibungen für die Rollenvergabe finden Sie im Administratorhandbuch.

Administrative Einstellungen / Konfigurationen

Nach der Anmeldung kann ein kundenseitiger Fachadministrator über den Menüpunkt Extras − Administration in den neue Administrationsbereich von FundInfo by Nova Find einsteigen. Im Administrationsbereich kann die Konfigurationen gemäß der nachfolgenden Anleitung kontrolliert und bei Bedarf geändert werden.

Hinweis: Alle Benutzer, die in der alten FundInfo-Version eine Administrationsberechtigung hatten, erhalten im Zuge der Produktaktualisierung automatisch auch in FundInfo by Nova Find die Fach- und Benutzeradministrationsberechtigung.

Kontrolle von Stammdaten

Die übernommenen Stammdaten Ihres Fundbüros können Sie in der Administration unter Mandanten Einstellungen − Allgemein – Kontaktdaten kontrollieren bzw. ergänzen.

Stammdaten der Organisation

Diese Kontaktdaten Ihrer Organisation werden an verschiedenen Stellen in FundInfo by Nova Find unter anderem in der Kommunikation nach außen verwendet, beispielsweise in Dokumenten und Verständigungen.

Stammdaten des Standorts

FundInfo by Nova Find bietet im Vergleich zur alten FundInfo-Version die Möglichkeit auch mehrere Standorte innerhalb Ihrer Organisation abzubilden, beispielsweise Bürgerämter, Außenlager mit Kundenkontakt oder ähnliches.

Standorte können abweichende Adressinformationen und Öffnungszeiten haben. Initial wird im Zuge der Produktaktualisierung automatisch ein Standort angelegt mit den Adressdaten des Mandanten.

Sowohl die Adressdaten des Standorts als auch die Öffnungszeiten Ihres Fundbüros werden in Dokumenten, Brief- und E-Mail-Verständigungen angedruckt, z.B. bei wenn der Kunde über eine Abholung informiert wird.

Die Standorte samt Öffnungszeiten können Sie im Reiter Kataloge im Katalog Standort konfigurieren:

Fristen für Meldungen

In diesem Teilabschnitt der allgemeinen Mandanten-Einstellungen können die Fristen für Meldungen eingestellt werden. Nach der Produktaktualisierung sind hier bereits Standardwerte vorkonfiguriert. Bei Bedarf können Sie diese natürlich an die eigenen Vorgaben angepassen:

  • Gültigkeitsdauer für Verlustmeldungen (Monate): Die Gültigkeitsdauer für Verlustmeldungen (Monate) gibt an, nach wie vielen Monaten der Status von Verlustmeldungen automatisch auf Abgelaufen geändert wird.
  • Gültigkeitsdauer für vorerfasste Fundmeldungen (Monate): Die Gültigkeitsdauer für Verlustmeldungen (Monate) gibt an, nach wie vielen Monaten der Status von Fundmeldungen automatisch auf Abgelaufen geändert wird.
  • Standardwert Funddatum: Mit dem Standardwert Funddatum legen Sie den vorbelegten Standardwert des Funddatums bei Erstellung einer neuen Fundmeldung fest.
  • Anzeigedauer in zuletzt erfassten Meldungen (Tage): Die Anzeigedauer in zuletzt erfassten Meldungen (Tage) gibt an, wie weit Meldungen, die in der Baumnavigation unter Verlustmeldungen − Zuletzt erfasst angezeigt werden, in der Vergangenheit liegen dürfen.
  • Anzahl relevanter Meldungen für Nachsuche: Die Anzahl relevanter Meldungen für die Nachsuche hat Einfluss auf die Ansicht in den möglichen Übereinstimmungen einer Meldung. Diese werden anhand von Matching Scores berechnet. Sie können hier die Anzahl der Einträge mit den höchsten Matching Scores, die unter allen möglichen Übereinstimmungen der jeweiligen Meldung herangezogen werden, festlegen.
  • Maximales Alter der Fundmeldungen im Nachsuchen AV (Tage): Maximales Alter der Verlustmeldungen im Nachsuchen AV (Tage) beschreibt wie viel Zeit seit der Erfassung der Meldung vergangen sein darf, bevor sie aus dem Arbeitsvorrat Nachsuchen.
  • Währungscode: Bei Währungscode vergeben Sie das Währungsformat, das für jegliche Angaben von Währungen in der Applikation genutzt wird.
  • Weitere Informationen zu den Fristen für Meldungen sind im Administratorhandbuch ersichtlich.

Rückgabemodalitäten

In diesem Teilabschnitt sind keine Anpassungen Ihrerseits nötig. Die nach der Produktaktualisierung voreingestellten Werte sollten nicht verändert werden.

Verständigungen

Im Abschnitt Verständigungen können Sie, wenn gewünscht, die Fristen für den Versand der automatisierten Kunden-Verständigungen anpassen. Nach der Produktaktualisierung sind bereits empfohlene Standardwerte hinterlegt.

Eine Beschreibung der einzelnen Felder entnehmen Sie dem Administratorhandbuch.

Personalisierbare Teile von Standardvorlagen

Über den Menüpunkt Mandanten Einstellungen − Vorlagen können Sie Vorlagenkonfigurationen für die Verständigungen und Dokumentvorlagen, die von FundInfo by Nova Find großteils automatisch erstellt und versendet werden, personalisieren und anpassen.

Logo und Kontaktinformationen

In der Vorlagenkonfiguration im Reiter Brief & Dokumente können Sie ein Logo als Bilddatei hinterlegen, welches in Dokumenten und Briefen angedruckt wird, und somit Ihre Kunden-Dokumente personalisiert. Auch können Sie Kontaktinformationen hinterlegen, welches in Dokumenten und Briefen angedruckt wird.

Die Position des Logos und der Kontaktinformationen kann in der Vorlagenkonfiguration hinterlegt werden. Nachfolgend sehen Sie ein Beispieldokument, in dem die Position des Logos oben links ist und die Kontaktinformationen sich auf der Position unten mittig befinden.

Briefkopf

In der Vorlagenkonfiguration im Abschnitt Briefkopf können Sie Anpassungen am Absenderblock, an der Position des Kuvertfensters, beim Absender Kuvertfenster und bei Datum & Ort vornehmen. Die Konfigurationen werden in Briefen angedruckt.

Optional: Persönliche Grußformel für Brief & Dokumente und E-Mail

Optional können Sie eine individuelle Grußformel für Briefe oder E-Mails der eigenen Organisation oder pro Standort hinterlegen. Initial ist eine Standardgrußformel hinterlegt.

Mehr Informationen zur Gestaltung der Standardvorlagen erhalten Sie im Administratorhandbuch.

Unterschiedliche Vorlagenkonfigurationen pro Standort

Die ab Punkt Personalisierbare Teile von Standardvorlagen bis zum Punkt Optional: Signatur für E-Mail beschriebenen Einstellungen können sich zukünftig pro Standort unterscheiden. Zu diesem Zweck können Sie unterschiedliche Vorlagenkonfigurationen erstellen, die anschließend mit dem Standort verknüpft werden können. Dadurch lassen sich beispielsweise unterschiedliche Corporate Identity Vorgaben für einzelne Standorte realisieren. Standardmäßig wird die Vorlagenkonfiguration Standard verwendet, die auf allen Standorten verwendet wird.

Mehr Informationen zur Hinterlegung der Vorlagenkonfiguration pro Standort erhalten Sie im Administratorhandbuch.

Optional: Konfiguration von Datenschutzeinstellungen

Optional können Sie die Konfigurationen der vordefinierten Datenschutzeinstellungen kontrollieren bzw. an Ihre eigenen Vorgaben anpassen.

Im Reiter Datenschutz unter den Punkten Meldungen und Druckaufträge können Sie die Aufbewahrungsfrist für diese bearbeiten. Die Aufbewahrungsfrist für Meldungen in einem bestimmten Status können Sie in Tagen, Wochen, Monaten, oder Jahren festlegen. Die Konfiguration muss für jeden Status der diversen Meldungen vorgenommen werden, der für die Datenlöschung berücksichtigt werden soll. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die Meldungen automatisch vom System gelöscht. Nicht konfigurierte Status werden nicht für die Datenlöschung herangezogen.

Optional: Öffentliche Verlusterfassung

Die öffentliche Verlusterfassung von FundInfo by Nova Find bietet einige zusätzliche Funktionalitäten im Vergleich zur öffentlichen Suche aus FundInfo, die Sie in der Administration parametrisieren können. Auch die (mehrsprachigen) Texte können bei Bedarf angepasst werden.

Über den Reiter Home in der Administration können Sie die folgenden Punkte der öffentlichen Verlusterfassung konfigurieren:

  • Verlustmeldungstarif: Beim Verlustmeldungstarif können Sie wählen, welchen Tarif Sie Kunden bei einer öffentlich erfassten Verlustmeldung verrechnen möchten.
  • Standardkommunikationsart: Mit der Standardkommunikationsart legen Sie fest, über welchen Kanal die schriftliche Kommunikation von öffentlich erfassten Verlustmeldungen erfolgt.
  • Mögliche Übereinstimmungen anzeigen: Mit der Checkbox Mögliche Übereinstimmung anzeigen legen Sie fest, ob in der öffentlichen Verlusterfassung (nach dem Speichern einer Verlustmeldung) mögliche Übereinstimmungen angezeigt werden. Dies kann gegebenenfalls Meldungen durch Kunden beim Fundbüro reduzieren.
  • Übersetzungen: Unter Übersetzungen können Sie Hinweistexte für die öffentliche Verlusterfassung erstellen und verwalten.

Details zu diesen Konfigurationen entnehmen Sie dem Administratorhandbuch.

Optional: Konfiguration von Katalogen

Optional können Sie noch zusätzliche Konfigurationen in FundInfo by Nova Find vornehmen. Die Anpassungen können jederzeit bei Bedarf vorgenommen werden, um FundInfo by Nova Find an kundenspezifische Prozesse oder Gegebenheiten optimal anzupassen. Sie sind aber keine Voraussetzung für den Start der Arbeit nach der Produktaktualisierung:

  • Verwaltung der Liste Art Fund-/Verlustort
  • Verwaltung Aushändigungstarif
  • Verwaltung Aufbewahrungsfrist
  • Verwaltung Weiterleitungsempfänger
  • Verwaltung Verlustmeldungstarif
  • Anlage weiterer Standorte
  • Anlage weiterer Lagerorte

Details dazu entnehmen Sie dem Administratorhandbuch.

Vorbereitung und Synchronisation der Einstellungen in der öffentlichen Verlusterfassung

Synchronisation der Konfiguration

Sobald Sie alle Einstellungen und Konfigurationen geprüft und abgeschlossen haben, sollten diese in die öffentliche Verlusterfassung synchronisiert werden.

Hinweis: Nach einer Änderung von Stammdaten oder Einstellungen in der Konfiguration (z.B. Änderung von Öffnungszeiten) müssen diese Änderungen jeweils mit der öffentlichen Verlusterfassung synchronisiert werden. Erst ab diesem Zeitpunkt sind die Änderungen dann auch tatsächlich für die Kunden auf der Homepage sichtbar. Für die Synchronisation rufen Sie am Reiter Home – Synchronisation den Menüpunkt „Konfiguration übernehmen“ auf.

Einbettung der öffentlichen Verlusterfassung auf der Homepage

Nach der Synchronisation ist die kundenspezifische Anwendung für die öffentliche Verlusterfassung fertig konfiguriert und einsatzbereit.

Abschließend muss die bisher verwendete öffentliche Suche gegen die neue öffentliche Verlusterfassung von FundInfo by Nova Find ausgetauscht werden. Die URLs für die Öffentliche Verlusterfassung erhalten Sie vor der Produktaktualisierung von uns zugesendet, bzw. sind diese auch im Administrationsbereich im Synchronisationsmenü sichtbar.

Je nach gewählter Einbettungsart (Verlinkung oder Einbettung als iFrame) muss die neue URL auf der öffentlichen Homepage Ihres Fundbüros bzw. Ihrer Organisation veröffentlicht werden. Siehe dazu auch die ausführliche Beschreibung in der Checkliste für die Vorbereitung der Umstellung.

Start in der aktualisierte FundInfo by Nova Find Version

Nach der Durchführung der hier beschriebenen Schritte steht einem erfolgreichen Start mit der aktualisierte FundInfo by Nova Find Version nichts mehr im Weg.

Unsere Online-Tutorials, das Benutzerhandbuch und auch das Administratorhandbuch stehen für weiterführende Informationen und Hilfe zur Verfügung.

Für häufige Fragen rund um die Aktualisierung haben wir zudem eine eigene Seite Häufige Fragen eingerichtet, die wir laufend aktualisieren.