Nach der Aktualisierung – ohne Datenübernahme

Schritte nach der Aktualisierung – ohne Datenübernahme

Sobald die Produktaktualisierung am vereinbarten Termin durchgeführt wurde, erhält der technische Ansprechpartner von uns per E-Mail die Information über die Verfügbarkeit des aktualisierten Mandanten in FundInfo by Nova Find.

Da Sie sich im Zuge der Produktaktualisierung gegen eine Datenübernahme entschieden haben, können wir nach der Update nur einen Mandanten mit einem Standard-Setup – und ohne Bewegungsdaten – zur Verfügung stellen. Bevor Sie mit FundInfo by Nova Find loslegen können, ist es daher notwendig, einige Stammdaten wie Benutzer, Standorte oder Lagerorte zu konfigurieren.

Hinweis: Sollten Sie für die Konfiguration der Stammdaten Informationen aus der alten FundInfo Version benötigen (z.B. Benutzernamen), rufen Sie diese vor dem Aktualisierungstermin aus FundInfo ab, da mit der Produktaktualisierung der Zugriff auf die bisherige FundInfo-Umgebung obsolet wird.

In dieser Anleitung werden die notwendigen Schritte nach der Produktaktualisierung beschrieben.

Handbücher

Weiterführende Informationen zu den nachfolgenden Punkten finden Sie auch in unseren Handbüchern:

  • Das Benutzerhandbuch befindet sich in FundInfo by Nova Find im Menüpunkt Hilfe beim Eintrag Hilfe und beschreibt ausführlich die Bedienung von Nova Find.
  • Das Administratorhandbuch beschreibt die Fachadministration von FundInfo by Nova Find ausführlich. Sie können es hier öffnen oder herunterladen:
Nova Find Administratorhandbuch

Einstieg in FundInfo by Nova Find

Der Einstieg in die aktualisierte FundInfo by Nova Find Version erfolgt über die neue Zugangs-URL im Format

https://fundinfo.novafind.eu/desk/fundinfo/web/Main.wxe?TenantID=F

die Sie von uns als Vorbereitung der Produktaktualisierung erhalten haben und auf den Arbeitsplätzen im Fundbüro verteilt worden ist (siehe Checkliste für die Vorbereitung ohne Datenübernahme).

Im Anmeldefenster von FundInfo by Nova Find ist der Einstieg analog zur alten FundInfo-Version mit Hilfe der Mandantenkennung und einer Benutzernamen / Passwort Kombination möglich.

Die Mandantenkennung, die Sie von uns im Vorfeld der Aktualisierung erhalten haben, ist in der Anmeldemaske schon vorbefüllt und muss nicht geändert werden (Abb.1).

Im Zuge der Produktaktualisierung erhalten Sie von uns einen Benutzeraccount mit Administrator-Berechtigungen mit dem Sie in Ihren Mandanten einsteigen können und die weitere Konfiguration selbstständig durchführen können.

Der Benutzername für den Ersteinstieg lautet .admin, im Beispielfall oben also F09189143.admin.

Das initiale Passwort für den Ersteinstieg können Sie über die Passwort vergessen Funktionalität auf der Anmelde-Maske selbst vergeben. Rufen Sie dazu auf der Anmelde-Maske die Passwort vergessen Funktionalität aus, und geben Sie den Benutzernamen ein und wählen Sie „Passwort zurücksetzen“ aus (Abb. 2)

Sie erhalten dann eine E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse – in diesem Fall die E-Mail Adresse, die Sie uns als technischen Ansprechpartner im Vorfeld der Produktaktualisierung bekannt gegeben haben. Über den Link in der E-Mail kann anschließend das Passwort für FundInfo by Nova Find vergeben werden.

Öffnen Sie nach dem Einstieg die Administration über den Menüpunkt Extras – Administration und wechseln Sie in die Berechtigungsverwaltung:
Dort können Sie anschließend zunächst die Daten des initialen Administrator-Accounts ergänzen und vervollständigen bzw. weitere Rollen vergeben.

Anschließend legen Sie für alle Mitarbeiter weitere, eigene Benutzer an. Um Benutzer anzulegen, können Sie wie folgt vorgehen:

  1. Wählen Sie in der Berechtigungsverwaltung unter Extras − Administration − Berechtigungssystem − Benutzer die Aktion „Neu“ aus
  2. Folgende Eigenschaften des neuen Benutzers müssen befüllt werden:
    • Benutzername (Empfehlung: Vorname.Nachname)
    • Passwort (ggf. die Passwortrichtlinien beachten).
      • Empfehlung: Alternativ reicht es auch aus, eine E-Mail Adresse zu konfigurieren. Die Benutzer können sich nach dem oben beschriebenen Vorgehen das Initialpasswort auch selbst erstellen. Es entfällt für den Benutzeradministration die Notwendigkeit, das Passwort einzugeben und weiterzugeben.
    • Passwort läuft nie ab: Ja/Nein (je nach Vorgaben zur Datensicherheit in der Organisation)
    • Nachname (Es wird empfohlen, auch das Feld Vorname zu befüllen)
    • Eigentümergruppe (die Gruppe des Standortes, dem der Benutzer primär zugeordnet ist − in der Regel das Zentrale Fundbüro)
    • E-Mail-Adresse
      • Wird standardmäßig vom Initialadministrator übernommen und kann durch Klick auf den Pfeil editiert werden.
      • Es muss eine persönliche E-Mail-Adresse angegeben werden, sofern eine vorhanden ist.
    • Vergabe der benötigten Rollen die der Benutzer benötigt.

FundInfo by Nova Find bietet im Vergleich zur alten Version ein wesentlich feingranulareres Berechtigungskonzept. Es ist nun möglich, Benutzern auch einzelne Funktionalitäten/Rechte zu vergeben bzw. einzelne Funktionsbereiche für Benutzer zur deaktiviert, wie z.B. Bildveröffentlichung. Die verfügbaren Rollen und Rechte sind im Administratorhandbuch beschrieben.

Weitere Informationen zu den typischen Rollen eines Fundbüro Mitarbeiters, sowie detaillierte Beschreibungen für die Benutzeranlage und Rollenvergabe finden Sie im Administratorhandbuch.

Administrative Einstellungen / Konfigurationen

Nach der Konfiguration der Benutzer und Zugänge zum aktualisierten FundInfo by Nova Find Mandant müssen einige Basis-Einstellungen vorgenommen werden, die der folgenden Anleitung entnommen werden können:

Erfassung von Stammdaten

Die Stammdaten Ihres Fundbüros können Sie in der Administration unter Mandanten Einstellungen − Allgemein – Kontaktdaten erfassen.

Stammdaten der Organisation

Diese Kontaktdaten Ihrer Organisation werden an verschiedenen Stellen in FundInfo by Nova Find unter anderem in der Kommunikation nach außen verwendet, beispielsweise in Dokumenten und Verständigungen.

Stammdaten des Standorts

FundInfo by Nova Find bietet im Vergleich zur alten FundInfo-Version die Möglichkeit auch mehrere Standorte innerhalb Ihrer Organisation abzubilden, beispielsweise Bürgerämter, Außenlager mit Kundenkontakt oder ähnliches.

Standorte können abweichende Adressinformationen und Öffnungszeiten haben, initial wird im Zuge der Produktaktualisierung automatisch bereits ein Standort „Zentrales Fundbüro“ angelegt, Sie müssen nur mehr die Stammdaten ergänzen.

Sowohl Adressdaten des Standorts als auch die Öffnungszeiten Ihres Fundbüros werden in Dokumenten, Brief- und E-Mail-Verständigungen angedruckt, z.B. bei wenn der Kunde über eine Abholung informiert wird.

Die Standorte samt Öffnungszeiten können Sie im Reiter Kataloge im Katalog Standort konfigurieren:

Fristen für Meldungen

In diesem Teilabschnitt der allgemeinen Mandanten-Einstellungen können die Fristen für Meldungen eingestellt werden. Nach der Produktaktualisierung sind hier bereits Standardwerte vorkonfiguriert. Bei Bedarf können Sie diese natürlich an die eigenen Vorgaben angepassen:

  • Gültigkeitsdauer für Verlustmeldungen (Monate): Die Gültigkeitsdauer für Verlustmeldungen (Monate) gibt an, nach wie vielen Monaten der Status von Verlustmeldungen automatisch auf Abgelaufen geändert wird.
  • Gültigkeitsdauer für vorerfasste Fundmeldungen (Monate): Die Gültigkeitsdauer für Verlustmeldungen (Monate) gibt an, nach wie vielen Monaten der Status von Fundmeldungen automatisch auf Abgelaufen geändert wird.
  • Standardwert Funddatum: Mit dem Standardwert Funddatum legen Sie den vorbelegten Standardwert des Funddatums bei Erstellung einer neuen Fundmeldung fest.
  • Anzeigedauer in zuletzt erfassten Meldungen (Tage): Die Anzeigedauer in zuletzt erfassten Meldungen (Tage) gibt an, wie weit Meldungen, die in der Baumnavigation unter Verlustmeldungen − Zuletzt erfasst angezeigt werden, in der Vergangenheit liegen dürfen.
  • Anzahl relevanter Meldungen für Nachsuche: Die Anzahl relevanter Meldungen für die Nachsuche hat Einfluss auf die Ansicht in den möglichen Übereinstimmungen einer Meldung. Diese werden anhand von Matching Scores berechnet. Sie können hier die Anzahl der Einträge mit den höchsten Matching Scores, die unter allen möglichen Übereinstimmungen der jeweiligen Meldung herangezogen werden, festlegen.
  • Maximales Alter der Fundmeldungen im Nachsuchen AV (Tage): Maximales Alter der Verlustmeldungen im Nachsuchen AV (Tage) beschreibt wie viel Zeit seit der Erfassung der Meldung vergangen sein darf, bevor sie aus dem Arbeitsvorrat Nachsuchen.
  • Währungscode: Bei Währungscode vergeben Sie das Währungsformat, das für jegliche Angaben von Währungen in der Applikation genutzt wird.
  • Weitere Informationen zu den Fristen für Meldungen sind im Administratorhandbuch ersichtlich.

Rückgabemodalitäten

In diesem Teilabschnitt sind keine Anpassungen Ihrerseits nötig. Die nach der Produktaktualisierung voreingestellten Werte sollten nicht verändert werden.

Verständigungen

Im Abschnitt Verständigungen können Sie, wenn gewünscht, die Fristen für den Versand der automatisierten Kunden-Verständigungen anpassen. Nach der Produktaktualisierung sind bereits empfohlene Standardwerte hinterlegt.

Eine Beschreibung der einzelnen Felder entnehmen Sie dem Administratorhandbuch.

Personalisierbare Teile von Standardvorlagen

Über den Menüpunkt Mandanten Einstellungen − Vorlagen können Sie Vorlagenkonfigurationen für die Verständigungen und Dokumentvorlagen, die von FundInfo by Nova Find großteils automatisch erstellt und versendet werden, personalisieren und anpassen.

Logo und Kontaktinformationen

In der Vorlagenkonfiguration im Reiter Brief & Dokumente können Sie ein Logo als Bilddatei hinterlegen, welches in Dokumenten und Briefen angedruckt wird, und somit Ihre Kunden-Dokumente personalisiert. Auch können Sie Kontaktinformationen hinterlegen, welches in Dokumenten und Briefen angedruckt wird.

Die Position des Logos und der Kontaktinformationen kann in der Vorlagenkonfiguration hinterlegt werden. Nachfolgend sehen Sie ein Beispieldokument, in dem die Position des Logos oben links ist und die Kontaktinformationen sich auf der Position unten mittig befinden.

Briefkopf

In der Vorlagenkonfiguration im Abschnitt Briefkopf können Sie Anpassungen am Absenderblock, an der Position des Kuvertfensters, beim Absender Kuvertfenster und bei Datum & Ort vornehmen. Die Konfigurationen werden in Briefen angedruckt.

Optional: Persönliche Grußformel für Brief und E-Mail

Optional können Sie eine individuelle Grußformel für Briefe & Dokumente oder E-Mails der eigenen Organisation oder pro Standort hinterlegen. Initial ist eine Standardgrußformel hinterlegt.

In den Standardvorlagen für Dokumente und Brief-Verständigungen wird die hinterlegte Grußformel des Reiters Brief & Dokumente am Ende der jeweiligen Verständigung angedruckt. Bei E-Mails wird die hinterlegte Grußformel in der Registerkarte E-Mail herangezogen.

Optional: Signatur für E-Mail

Optional können Sie eine individuelle Signatur für E-Mails der eigenen Organisation oder pro Standort hinterlegen. Initial ist keine Standardsignatur hinterlegt.

Mehr Informationen zur Gestaltung der Standardvorlagen erhalten Sie im Administratorhandbuch.

Unterschiedliche Vorlagenkonfigurationen pro Standort

Die ab Punkt Personalisierbare Teile von Standardvorlagen bis zum Punkt Optional: Signatur für E-Mail beschriebenen Einstellungen können sich zukünftig pro Standort unterscheiden. Zu diesem Zweck können Sie unterschiedliche Vorlagenkonfigurationen erstellen, die anschließend mit dem Standort verknüpft werden können. Dadurch lassen sich beispielsweise unterschiedliche Corporate Identity Vorgaben für einzelne Standorte realisieren. Standardmäßig wird die Vorlagenkonfiguration Standard verwendet, die auf allen Standorten verwendet wird.

Mehr Informationen zur Hinterlegung der Vorlagenkonfiguration pro Standort erhalten Sie im Administratorhandbuch.

Optional: Konfiguration von Datenschutzeinstellungen

Optional können Sie die Konfigurationen der vordefinierten Datenschutzeinstellungen kontrollieren bzw. an Ihre eigenen Vorgaben anpassen.

Im Reiter Datenschutz unter den Punkten Meldungen und Druckaufträge können Sie die Aufbewahrungsfrist für diese bearbeiten. Die Aufbewahrungsfrist für Meldungen in einem bestimmten Status können Sie in Tagen, Wochen, Monaten, oder Jahren festlegen. Die Konfiguration muss für jeden Status der diversen Meldungen vorgenommen werden, der für die Datenlöschung berücksichtigt werden soll. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die Meldungen automatisch vom System gelöscht. Nicht konfigurierte Status werden nicht für die Datenlöschung herangezogen.

Optional: Öffentliche Verlusterfassung

Die öffentliche Verlusterfassung von FundInfo by Nova Find bietet einige zusätzliche Funktionalitäten im Vergleich zur öffentlichen Suche aus FundInfo, die Sie in der Administration parametrisieren können. Auch die (mehrsprachigen) Texte können bei Bedarf angepasst werden.

Über den Reiter Home in der Administration können Sie die folgenden Punkte der öffentlichen Verlusterfassung konfigurieren:

  • Verlustmeldungstarif: Beim Verlustmeldungstarif können Sie wählen, welchen Tarif Sie Kunden bei einer öffentlich erfassten Verlustmeldung verrechnen möchten.
  • Standardkommunikationsart: Mit der Standardkommunikationsart legen Sie fest, über welchen Kanal die schriftliche Kommunikation von öffentlich erfassten Verlustmeldungen erfolgt.
  • Mögliche Übereinstimmungen anzeigen: Mit der Checkbox Mögliche Übereinstimmung anzeigen legen Sie fest, ob in der öffentlichen Verlusterfassung (nach dem Speichern einer Verlustmeldung) mögliche Übereinstimmungen angezeigt werden. Dies kann gegebenenfalls Meldungen durch Kunden beim Fundbüro reduzieren.
  • Übersetzungen: Unter Übersetzungen können Sie Hinweistexte für die öffentliche Verlusterfassung erstellen und verwalten.

Details zu diesen Konfigurationen entnehmen Sie dem Administratorhandbuch.

Optional: Konfiguration von Katalogen

Optional können Sie noch zusätzliche Konfigurationen in FundInfo by Nova Find vornehmen. Die Anpassungen können jederzeit bei Bedarf vorgenommen werden, um FundInfo by Nova Find an kundenspezifische Prozesse oder Gegebenheiten optimal anzupassen. Sie sind aber keine Voraussetzung für den Start der Arbeit nach der Produktaktualisierung:

  • Verwaltung der Liste Art Fund-/Verlustort
  • Verwaltung Aushändigungstarif
  • Verwaltung Aufbewahrungsfrist
  • Verwaltung Weiterleitungsempfänger
  • Verwaltung Verlustmeldungstarif
  • Anlage weiterer Standorte
  • Anlage weiterer Lagerorte

Hinweis zu Lagerorten: Analog zu FundInfo können in FundInfo by Nova Find Lagerorte erfasst werden. Dies sind definierte Orte innerhalb eines Standorts Ihres Fundbüros, die nähere Definitionen zum Aufenthaltsort der Fundmeldung geben, z.B. Regal, Tresor, o.ä. Initial wird bereits ein Lagerort mit der Bezeichnung „Eingang“ angelegt. Zusätzliche Lagerorte können sie bei Bedarf optional anlegen.

Details dazu entnehmen Sie dem Administratorhandbuch.

Vorbereitung und Synchronisation der Einstellungen in der öffentlichen Verlusterfassung

Synchronisation der Konfiguration

Sobald Sie alle Einstellungen und Konfigurationen geprüft und abgeschlossen haben, sollten diese in die öffentliche Verlusterfassung synchronisiert werden.

Hinweis: Nach einer Änderung von Stammdaten oder Einstellungen in der Konfiguration (z.B. Änderung von Öffnungszeiten) müssen diese Änderungen jeweils mit der öffentlichen Verlusterfassung synchronisiert werden. Erst ab diesem Zeitpunkt sind die Änderungen dann auch tatsächlich für die Kunden auf der Homepage sichtbar. Für die Synchronisation rufen Sie am Reiter Home – Synchronisation den Menüpunkt „Konfiguration übernehmen“ auf.

Einbettung der öffentlichen Verlusterfassung auf der Homepage

Nach der Synchronisation ist die kundenspezifische Anwendung für die öffentliche Verlusterfassung fertig konfiguriert und einsatzbereit.

Abschließend muss die bisher verwendete öffentliche Suche gegen die neue öffentliche Verlusterfassung von FundInfo by Nova Find ausgetauscht werden. Die URLs für die Öffentliche Verlusterfassung erhalten Sie vor der Produktaktualisierung von uns zugesendet, bzw. sind diese auch im Administrationsbereich im Synchronisationsmenü sichtbar.

Je nach gewählter Einbettungsart (Verlinkung oder Einbettung als iFrame) muss die neue URL auf der öffentlichen Homepage Ihres Fundbüros bzw. Ihrer Organisation veröffentlicht werden. Siehe dazu auch die ausführliche Beschreibung in der Checkliste für die Vorbereitung der Umstellung.

Start in der aktualisierte FundInfo by Nova Find Version

Nach der Durchführung der hier beschriebenen Schritte steht einem erfolgreichen Start mit der aktualisierte FundInfo by Nova Find Version nichts mehr im Weg!

Unsere Online-Tutorials, das Benutzerhandbuch und auch das Administratorhandbuch stehen für weiterführende Informationen und Hilfe zur Verfügung.

Für häufige Fragen rund um die Aktualisierung haben wir zudem eine eigene Seite Häufige Fragen eingerichtet, die wir laufend aktualisieren.